Hoe duurzaamheid te meten in inkoop-KPI's: een praktische gids

Jij kent jou zou moeten duurzaamheid meten. Uw CEO vraagt ​​ernaar. Uw klanten verwachten het. En eerlijk gezegd is dit het juiste om te doen.

Maar hier is het probleem: u heeft een lijst met potentiële KPI's, maar geen duidelijk idee hoe u deze in daadwerkelijke cijfers kunt omzetten. Wat is de formule? Waar vind je de gegevens eigenlijk? En hoe begin je zonder overweldigd te raken?

Klinkt bekend? Je bent niet de enige.

Deze gids is anders. We gaan verder dan de theoretische lijsten. We geven u een duidelijk, stapsgewijs draaiboek waarmee u uw kosten kunt berekenen, bijhouden en rapporteren duurzame inkoopprestaties . Laten we uw meetstrategie vanaf de basis opbouwen.

 

 

Waarom de meeste KPI-initiatieven Mislukken (en hoe je de val kunt vermijden)

 

Veel bedrijven beginnen met enthousiasme. Ze verzamelen een lange lijst met indrukwekkend klinkende statistieken. Dan slaat de werkelijkheid toe.

Ze realiseren zich dat de gegevens verspreid zijn over verschillende afdelingen. De formules zijn onduidelijk. En ze hebben geen idee welke statistieken ze als eerste prioriteit moeten geven. Het project loopt vast en duurzaamheid blijft een ‘nice-to-have’-gespreksonderwerp.

Het geheim van succes is niet een langere lijst. Het is een slimmer raamwerk. Je hebt een gestructureerde aanpak nodig die meegroeit met je programma.

 

Een simpel Kader met 3 niveaus voor uw KPI's

Denk aan uw KPI’s in drie lagen, van basiscompliance tot strategische impact. Dit helpt je om klein te beginnen en op te schalen.

• Niveau 1: Compliance-KPI's - "Volgen we de regels?"

  • Dit zijn je fundamenten. Ze volgen de naleving van het basisbeleid. Ze zijn vaak het gemakkelijkst te meten en gaan over risicobeheer.

  • Voorbeelden: Ondertekeningspercentage van de Gedragscode voor Leveranciers, percentage gescreende leveranciers met een hoog risico.

• Niveau 2: Prestatie-KPI's - "Hoe doen we het?"

  • Zodra uw basis is gelegd, laten deze statistieken zien hoe duurzaamheid is geïntegreerd in uw dagelijkse activiteiten en uitgaven.

  • Voorbeelden: Duurzaam bestedingspercentage, gemiddelde ESG-score van leverancier.

• Niveau 3: Impact-KPI's - "Welke waarde creëren we?"

  • Dit is het strategische niveau. Deze KPI's verbinden uw inkoopactiviteiten met bredere bedrijfs- en milieudoelstellingen. Zij zijn het krachtigst in het rapporteren aan het leiderschap.

  • Voorbeelden: verminderde CO2-uitstoot, gebruikte hoeveelheid gerecyclede inhoud.

Dit raamwerk weerhoudt je ervan om alles tegelijk te doen. Je kunt beginnen met niveau 1 en vanaf daar verder bouwen.

 

Uw kern-KPI-bibliotheek: formules en reële berekeningen

 

Hier ontmoet theorie de praktijk. Laten we enkele van de meest waardevolle KPI's opsplitsen met nauwkeurige formules en reële cijfers.

 

 

KPI 1: Duurzaam bestedingspercentage

• Wat het je vertelt: Het deel van uw totale uitgaven dat overeenkomt met de door u gedefinieerde duurzaamheidscriteria.

• De Formule:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Waar u de gegevens kunt vinden: Uw ERP- of uitgavenanalysesysteem. Uw lijst met gecertificeerde/voorkeursleveranciers.

• Uitgewerkt voorbeeld:

  • Laten we zeggen dat uw bedrijf, 'ABC Manufacturing', afgelopen kwartaal een totale inkoopuitgaven van €1.000.000 had.

  • Uw uitgaven bij leveranciers die Fair-Trade-gecertificeerd zijn of een EcoVadis-beoordeling van het hoogste niveau hebben, bedroegen $350.000.

  • Uw berekening: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Uw KPI: Uw duurzame bestedingspercentage is 35%.

 

KPI2: ESG-audit van leveranciers Voltooiingspercentage

• Wat het u vertelt: Hoe effectief u risico's beheert in uw meest kritieke supply chain-gebieden.

• De Formule:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Waar kunt u de gegevens vinden: Uw database voor risicobeoordeling van leveranciers; interne auditregistraties.

• Uitgewerkt voorbeeld:

  • U heeft 50 leveranciers geïdentificeerd als 'hoog risico' op basis van hun branche en locatie.

  • In de afgelopen twaalf maanden hebt u voor 18 daarvan ESG-audits uitgevoerd (op locatie of op afstand).

  • Uw berekening: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Uw KPI: Het voltooiingspercentage van de ESG-audit van uw leverancier is 36%.

 

KPI3: Vermindering van koolstofemissies (Niveau 3-impact)

• Wat het je vertelt: Het tastbare milieuvoordeel van uw duurzame inkoopbeslissingen.

• De Formule:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Opmerking: u zult hiervoor vaak werken met LCA-gegevens (Life Cycle Assessment) of tools zoals de EcoVadis Carbon Action Module.

• Waar u de gegevens kunt vinden: Leveranciersspecifieke emissiegegevens, rapporten van logistieke partners, LCA-databases.

• Uitgewerkt voorbeeld:

  • Vorig jaar produceerde uw logistiek voor een productlijn 500 ton CO2.

  • Door over te stappen naar een leverancier die 320 kilometer dichterbij zit en gebruik te maken van een vervoerder met een elektrisch wagenpark is de uitstoot dit jaar gedaald naar 380 ton.

  • Jouw berekening: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Jouw KPI: Je hebt een CO2-reductie van 120 ton gerealiseerd.

 

Uw 3-fase Implementatie routekaart : Van nul tot held

 

Probeer de oceaan niet te koken. Hier is een pragmatisch plan om dit uit te rollen.

 

 

Fase 1: Stichting (eerste 3 maanden)

• Doel: Bewijs het proces en behaal een snelle overwinning.

• Actie: Kies een of twee Tier 1-KPI's. Gedragscode voor leveranciers Het aanmeldingspercentage is een goed beginpunt. Houd het handmatig bij in een spreadsheet. Zorg ervoor dat 100% van uw nieuwe leveranciers tekent.

 

Fase 2: Momentum (maanden 4-12)

• Doel: Duurzaamheid integreren in de belangrijkste inkoopbeslissingen.

• Actie: Introduceer één Tier 2-KPI, zoals het percentage duurzame uitgaven. Gebruik onze gratis dashboardsjabloon (hieronder) om de voortgang te visualiseren. Train uw team in het identificeren van ‘duurzame leveranciers’."

 

Fase 3: Strategische impact (jaar 2 en daarna)

• Doel: De financiële waarde en merkwaarde van uw programma aantonen.

• Actie: adopteer een Tier 3-impact-KPI, zoals vermindering van de CO2-uitstoot. Investeer in gespecialiseerde software voor nauwkeurigere gegevens. Begin met het rapporteren van uw prestaties in jaarverslagen en aan het leiderschap.

 

Hulpmiddelen van het vak: van spreadsheets tot software

Je hebt geen enorm budget nodig om te beginnen.

• Spreadsheets (Excel/Google Spreadsheets): Perfect voor Fase 1. Ze zijn flexibel en iedereen heeft ze. Het nadeel? Ze zijn handmatig en kunnen rommelig worden.

• BI- en visualisatietools (Power BI, Tableau): uitstekend geschikt voor fase 2. Ze maken verbinding met uw gegevens en creëren krachtige, geautomatiseerde dashboards voor rapportage.

• Gespecialiseerde duurzaamheidsplatforms (EcoVadis, Sievo): de keuze voor fase 3. Ze automatiseren de gegevensverzameling van leveranciers, bieden branchebenchmarks en helpen bij het berekenen van complexe statistieken zoals de CO2-voetafdruk.

 

Uw actieplan en gratis dashboardsjabloon

 

Je hebt nu de blauwdruk. Het enige wat je nog hoeft te doen is beginnen.

1. Definieer uw eerste KPI: kies op basis van het raamwerk één statistiek uit niveau 1.

2. Lokaliseer de gegevens: Praat met Financiën of Operations. Ontdek waar die gegevens zich bevinden.

3. Bereken uw basislijn: Gebruik de bovenstaande formules om te zien waar u vandaag staat.

Om dit ontzettend eenvoudig te maken, hebben we een Sustainable Procurement KPI Starter Kit ontwikkeld.

 

Veelgestelde vragen: Implementatie van duurzaamheids-KPI's

 

1. Vraag: Hoe komen we? interne buy-in en budget voor het volgen van deze duurzaamheids-KPI’s?

A: Begin met het spreken van de taal van uw CFO. Leid niet met het ‘feel-good’-aspect. Bouw in plaats daarvan een businesscase op die zich richt op risicobeperking (het vermijden van toekomstige boetes), kostenbesparingen (bijvoorbeeld bij energie-efficiënte leveranciers) en omzetgroei (aantrekkelijk voor ESG-bewuste klanten). Een klein proefproject met één businessunit kan dienen als een krachtig proof-of-concept om meer financiering binnen te halen.

 

2. Vraag: Wat is de grootste data-uitdaging waarmee we te maken krijgen, en hoe kunnen we deze overwinnen?

A: De grootste hindernis zijn vaak inconsistente gegevens van leveranciers, vooral kleinere. Je kunt dit ondervangen door eenvoudig te beginnen. Vraag niet om 100 datapunten. Begin met een korte, verplichte zelfbeoordelingsvragenlijst voor leveranciers. U kunt ook gebruikmaken van beoordelingsplatforms van derden (zoals EcoVadis) die deze gegevens al verzamelen en standaardiseren, waardoor u zich veel moeite bespaart.

 

3. Vraag: Hoeveel KPI's moeten we eigenlijk gaan volgen?

A: Weersta de drang om alles bij te houden. Het is een snelle weg naar een burn-out. Wees brutaal pragmatisch. Begin met niet meer dan drie. Kies er één uit elke laag van het raamwerk dat we hebben besproken. Hierdoor blijft de inspanning beheersbaar en kan uw team leren, zich aanpassen en vertrouwen opbouwen voordat ze opschalen.

 

4. Vraag: Onze leveranciers aarzelen om duurzaamheidsgegevens te delen. Wat kunnen we doen?

A: Transparantie is tweerichtingsverkeer. Uitleggen Waarom je hebt de gegevens nodig en hoe deze zullen worden gebruikt – niet voor straf, maar voor samenwerking en ontwikkeling. Bied aan om een ​​samenvatting van de bevindingen te delen om ze te helpen verbeteren. Het allerbelangrijkste is dat u het onderdeel maakt van uw leverancierscontract en pre-kwalificatieproces, zodat het een standaardverwachting wordt en geen optioneel verzoek.

 

5. Vraag: Hoe gaan we om met een situatie waarin onze duurzaamheids-KPI's in strijd zijn met kostenbesparende doelstellingen?

A: Dit is het klassieke inkoopdilemma. De sleutel is om te analyseren Totale eigendomskosten (TCO), niet alleen de eenheidsprijs. Een “goedkoper” onderdeel kan meer energie verbruiken, wat tot hogere kosten voor uw klant leidt. Kadreer de beslissing rond waarde en risico op de lange termijn. Laat zien hoe iets hogere initiële kosten van een duurzame leverancier toekomstige kosten in verband met reputatieschade, herinkoop of boetes van toezichthouders voorkomen.

 

6. Vraag: Wie in onze organisatie zou deze KPI's moeten 'bezitten'?

A: Duurzaamheid kan niet in een silo leven. Het inkoopteam moet eigenaar zijn van de gegevensverzameling en -rapportage, maar moet nauw samenwerken met de duurzaamheidsafdeling (als u die heeft), de financiële afdeling (voor uitgavengegevens) en de operationele afdeling (voor prestatiegegevens). Vorm een ​​klein, multifunctioneel team om ervoor te zorgen dat de KPI’s relevant zijn en de gegevens accuraat zijn.

 

7. Vraag: Hoe vaak moeten we deze statistieken beoordelen en erover rapporteren?

A: Het hangt af van de KPI. Operationele KPI's (zoals het percentage duurzame uitgaven) kunnen maandelijks of driemaandelijks worden beoordeeld in standaard inkoopbeoordelingen. KPI's voor strategische impact (zoals CO2-reductie) worden doorgaans op halfjaarlijkse of jaarlijkse basis gerapporteerd aan het leiderschap. De sleutel is consistentie: rapporteer volgens een regelmatig schema om trends in de loop van de tijd te volgen.

 

8. Vraag: Wat als onze sector geen gestandaardiseerde duurzaamheidsstatistieken heeft?

A: Je hebt een geweldige kans om een ​​leider te zijn. Begin met het adopteren van de meest relevante mondiale kaders (zoals de Sustainable Development Goals van de VN of GRI-standaarden) en pas deze aan uw context aan. Samenwerken met brancheverenigingen om gemeenschappelijke standaarden te ontwikkelen. Concentreer u in de tussentijd op het jaar na jaar bijhouden van uw eigen voortgang. Uw interne benchmark is in eerste instantie het belangrijkst.

 

9. Vraag: Kunnen we deze KPI's gebruiken om ons inkoopteam te stimuleren?

A: Absoluut, maar wees voorzichtig. Het rechtstreeks koppelen van bonussen aan specifieke KPI-doelen kan leiden tot onbedoelde gevolgen of tot 'gaming' van het systeem. Een betere aanpak is om van duurzaamheidsprestaties een belangrijk onderdeel te maken van prestatiebeoordelingen en het stellen van doelstellingen. Vier teams die blijk geven van verbetering en innovatief denken op dit gebied, waarbij een cultuur van verantwoordelijkheid wordt bevorderd in plaats van slechts een cijfer te halen.

 

10. Vraag: Hoe zorgen we ervoor dat ons KPI-programma relevant blijft en geen ‘check-the-box’-oefening wordt?

A: Plan een jaarlijkse ‘KPI Health Check’. Verzamel uw cross-functionele team en vraag: zorgen deze statistieken nog steeds voor het juiste gedrag? Krijgen we nog steeds waardevolle inzichten? Zijn er nieuwe duurzaamheidsrisico's of -kansen die we moeten meten? Dit zorgt ervoor dat uw programma mee evolueert met uw strategie en het externe landschap, waardoor het dynamisch en waardevol blijft.