Wat zijn de vier soorten aanbestedingen? Richtlijnen en branchecases

Wanneer uw bedrijf grondstoffen, softwareabonnementen, schoonmaakdiensten en een nieuw kantoorgebouw moet kopen, gebruikt u hetzelfde inkoop aanpak voor allemaal? Als u nee heeft geantwoord, erkent u al dat verschillende aankopen verschillende strategieën vereisen, of u zich dat nu realiseert of niet.

Het begrijpen van de vier soorten aanbestedingen is niet slechts een academische theorie. Het vormt de basis voor het optimaliseren van uw uitgaven, het beheersen van risico's en het stimuleren van echte strategische waarde. Laten we eens kijken wat elk type werkelijk betekent en hoe u deze in uw organisatie kunt toepassen.

 

 

De verwarring wegnemen: de vier soorten inkoop gedefinieerd

 

Bij de meeste inkoopdiscussies gaat dit fout door te simplificeren. Dit is wat je eigenlijk moet weten:

Directe inkoop : De geldverdienende dingen
Dit is wat er in uw eindproduct of dienst wordt verwerkt. Als u een fabrikant bent, zijn het uw grondstoffen. Als u een restaurant bent, zijn het uw voedselingrediënten. Als u een softwarebedrijf bent, is het uw cloudinfrastructuur die uw product rechtstreeks ondersteunt.

Dit is de afspraak: directe inkoop heeft rechtstreeks invloed op uw omzet. Wanneer deze voorraden stoppen, stopt uw ​​productie. Daarom eist het strategische relaties met leveranciers , niet alleen transactionele aankopen.

Indirecte inkoop : De uitgaven voor ‘Keep the Lights On’
Dit is alles wat uw bedrijf draaiende houdt, maar niet in uw eindproduct terechtkomt. Denk aan kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoudsapparatuur en softwareabonnementen zoals Slack of Microsoft Office.

De uitdaging? Deze uitgaven zijn vaak gefragmenteerd over afdelingen en ontberen zichtbaarheid. Maar hier ligt de kans: strategisch beheer van indirecte inkoop kan snelle winsten en aanzienlijke kostenbesparingen opleveren.

Inkoop van diensten: de expertise die u niet in huis heeft
Dit omvat alles: van advies- en marketingbureaus tot uitzendkrachten en gespecialiseerde opdrachtnemers. Het grote verschil? Je koopt kennis en resultaten, geen fysieke producten.

De sleutel met diensten inkoop is dat u de deliverables en relaties beheert, en niet de voorraad. Dit vereist verschillende contracten, verschillende evaluatiemethoden en verschillende benaderingen van relatiebeheer.

Kapitaaluitgaven (CapEx) Inkoop: de grote investeringen
Dit is de aankoop van activa voor de lange termijn: het bouwen van een nieuwe faciliteit, het kopen van grote apparatuur of bedrijfssoftwaresystemen. Deze beslissingen hebben financiële gevolgen voor meerdere jaren en vereisen doorgaans goedkeuring van de uitvoerende macht.

Wat maakt CapEx anders? Het evaluatieproces duurt langer, de inzet is groter en u neemt beslissingen die jarenlang een impact zullen hebben op uw bedrijf.

 

Door de branchelens: toepassingen in de echte wereld

 

De theorie is leuk, maar hoe werkt dit eigenlijk in verschillende industrieën? Laat me het je laten zien.

 

Bij Productie:

• Direct: staal, kunstharsen, elektronische componenten

• Indirect: veiligheidsuitrusting, machinesmeermiddelen, fabrieksonderhoudsbenodigdheden

• Diensten: reparatie van apparatuur, logistiek en transport, uitzendarbeid

• CapEx: industriële robots, productielijnmachines, uitbreiding van magazijnen

Op het gebied van technologie:

• Direct: Cloud computing-bronnen, datacenterhardware voor klantgerichte producten

• Indirect: kantoormeubilair, productiviteitssoftware, teamlunches

• Diensten: Aannemers voor softwareontwikkeling, cyberveiligheidsaudits, digitale marketingbureaus

• CapEx: hoofdkantoor, bouw van datacenters, licenties voor grote softwareplatforms

In de gezondheidszorg:

• Direct: Farmaceutische producten, chirurgische instrumenten, medische implantaten

• Indirect: Administratieve benodigdheden, schoonmaakdiensten, patiëntenlinnen

• Diensten: Onderhoud van medische apparatuur, tijdelijk verplegend personeel, IT-ondersteuning

• CapEx: MRI-machines, constructie van ziekenhuisvleugels, systemen voor elektronische medische dossiers

Het patroon hier is cruciaal: uw branche bepaalt welk inkooptype de meeste aandacht en middelen verdient.

 

De snelkoppeling voor kleine bedrijven: een vereenvoudigde aanpak

 

 

Als u in een kleinere organisatie werkt, kan het model met vier typen overweldigend aanvoelen. Hier leest u hoe u het kunt aanpassen:

De 80/20-regel voor aanbestedingen:
Concentreer 80% van uw inspanningen op de 20% van de uitgaven die bij slecht beheer uw bedrijf echt zouden kunnen schaden.

Drie vereenvoudigde categorieën:

1. Materialen om geld te verdienen (Uw versie van Direct Procurement)

   • Alles wat rechtstreeks van invloed is op uw vermogen om aan klanten te leveren

   • Beheer met strategische leveranciersrelaties en back-upplannen

2. Zakelijke benodigdheden (Combinatie van indirect en diensten)

   • Alles wat nodig is om uw activiteiten uit te voeren

   • Focus op consolidatie en efficiëntie

3. Baanbrekende investeringen (Uw kapitaalinvestering)

   • Grote aankopen die uw bedrijf zullen laten groeien of transformeren

   • Vereist een grondige ROI-analyse en input van het management

Ik heb kleine bedrijven 15-20% op hun totale uitgaven zien besparen door alleen maar dit eenvoudige categorisatiesysteem te implementeren.

 

Inkoop met een doel: duurzaamheid integreren

 

Tegenwoordig heeft elke aankoopbeslissing gevolgen voor het milieu en de maatschappij. Hier leest u hoe u duurzaamheid kunt inbouwen in elk inkooptype:

Voor directe inkoop:
Vraag uw leveranciers: "Wat is uw ecologische voetafdruk voor de productie van deze materialen?" en "Kunt u transparantie bieden in de arbeidspraktijken in uw toeleveringsketen?"

Voor indirecte inkoop:
Kies leveranciers die duurzame alternatieven bieden, zoals gerecyclede kantoorbenodigdheden of energiezuinige apparatuur. Kleine veranderingen stapelen zich hier snel op.

Voor diensteninkoop:
Evalueer potentiële partners op hun diversiteitsbeleid, eerlijke loonpraktijken en milieuverplichtingen. Hun waarden worden een verlengstuk van uw merk.

Voor Kapitaaluitgaven:
Maak van energie-efficiëntie en milieu-impact belangrijke criteria in uw evaluatie. Die nieuwe productieapparatuur moet worden beoordeeld op zowel de kosten als de CO2-uitstoot.

Het beste deel? Duurzaam inkopen gaat vaak samen met kostenbesparing. Energie-efficiënte apparatuur kost minder in gebruik. Ethische leveranciers hebben doorgaans een betere retentie en kwaliteit.

 

Uw actieplan in 4 stappen: van theorie naar resultaten

De categorieën kennen is één ding, ze implementeren is iets heel anders. Hier is uw routekaart:

Stap 1: Voer een Bestedingsanalyse
Haal gegevens uit uw boekhoudsysteem van de afgelopen 12 maanden. Categoriseer elke belangrijke aankoop. U zult waarschijnlijk bestedingspatronen ontdekken die u nog nooit hebt opgemerkt.

Stap 2: Breng de vier typen in kaart
Wijs elke bestedingscategorie toe aan een van de vier inkooptypen. Dit alleen al zal onthullen waar uw aandacht op moet worden gericht.

Stap 3: Ontwikkel categoriestrategieën

• Direct: Focus op leveranciersrelaties en risicobeheer

• Indirect: Stimuleer efficiëntie en consolidatie

• Diensten: Benadruk duidelijke resultaten en prestatiestatistieken

• CapEx: Implementeer strenge evaluaties en ROI-analyses

Stap 4: Implementeren en verfijnen
Begin eerst met uw hoogste bestedingscategorieën. Train uw team, stel nieuwe processen in en stel regelmatige beoordelingscycli in.

 

Meten wat er toe doet: KPI's voor elke categorie

 

Wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Hier vindt u de belangrijkste statistieken voor elk inkooptype:

KPI's voor directe inkoop:

• Tarieven van leveranciersdefecten

• Prestaties op het gebied van tijdige levering

• Totale eigendomskosten (niet alleen de aankoopprijs)

KPI's voor indirecte inkoop:

• Procesefficiëntie (doorlooptijd van inkooporders)

• Naleving van voorkeursleveranciers

• Kostenbesparingen ten opzichte van voorgaande periodes

KPI's voor de inkoop van diensten:

• Naleving van de Service Level Agreement (SLA).

• Interne tevredenheid van belanghebbenden

• Begrotingsnaleving

KPI's voor kapitaaluitgaven:

• Projectafronding binnen tijd en budget

• Rendement op investering versus projecties

• Bezettingsgraad van activa

 

Uw gratis toolkit voor inkooptransformatie

 

Het lijkt misschien veel om dit te implementeren, en daarom hebben we tools gemaakt om het praktisch te maken.

[Download uw gratis toolkit voor inkoopclassificatie]

Je krijgt:

• Sjabloon voor uitgavenanalyse (Excel) - Om uw huidige uitgaven te categoriseren

• Scorekaart voor leveranciersevaluatie - Voor het objectief vergelijken van leveranciers

• Beoordeling van de inkoopstatuscheck - Om uw grootste kansen te identificeren

• Implementatiechecklist - Zo mis je geen cruciale stappen

Dit zijn exact dezelfde tools die we bij onze klanten gebruiken om hen te helpen inkoopactiviteiten van wereldklasse op te bouwen.

 

Uw volgende stappen

Begin met één gebied. Kies de categorie met de hoogste uitgaven en pas de juiste strategie toe. De inzichten die u verkrijgt, zullen de moeite in de eerste paar maanden waarschijnlijk terugbetalen.

Bedenk dat het doel niet perfectie is, maar vooruitgang. Elke stap die u zet in de richting van een strategischer inkoopbeheer zal een hoger rendement opleveren.

Klaar om uw inkoopaanpak te transformeren? Download hierboven uw gratis toolkit, of als u persoonlijke begeleiding wenst, [plan dan een gratis consultatie in met onze inkoopexperts]. Wij helpen u deze raamwerken toe te passen op uw specifieke bedrijfscontext.

 

Veelgestelde vragen: hoe u inkoopcategorisatie onder de knie krijgt

 

1. Vraag: Hoe gaan we om met aankopen die in meer dan één categorie lijken te passen?

A: Dit is gebruikelijk. De sleutel is om de primair zakelijk doel . Het kopen van laptops voor uw nieuwe softwareontwikkelaars is bijvoorbeeld een Direct inkoop als ze uw product bouwen, maar Indirect als ze voor het HR-team zijn. Maak een eenvoudige regel: 'Welk P&L-regelitem ondersteunt deze kosten?' Dit verduidelijkt meestal de categorie.

 

2. Vraag: Ons bedrijf groeit snel. Op welk punt moeten we het beheer van deze verschillende soorten aanbestedingen formeel scheiden?

A: Een goede vuistregel is wanneer uw jaarlijkse uitgaven een punt bereiken waarop een besparing van 10% in een bepaalde categorie een toegewijde parttime functie zou rechtvaardigen. Voor de meeste bedrijven ligt dit rond de jaarlijkse uitgaven van $ 5-10 miljoen. Gebruik daarvoor het vereenvoudigde model met drie categorieën, maar wijs voor elke categorie binnen uw bestaande team een ​​'eigenaar' toe.

 

3. Vraag: Hoe zorgen we ervoor dat andere afdelingen (zoals Marketing of R&D) deze inkoopcategorieën volgen?

A: Leid niet met het inkoopkader. Werk in plaats daarvan samen met hen om hun problemen op te lossen. Voor marketing: noem de inkoop van diensten als een manier om betere resultaten uit hun bureaus te halen. Voor R&D geldt dat Direct Procurement een manier is om ervoor te zorgen dat ze nooit zonder kritische materialen komen te zitten. Als ze de waarde voor hun doelen zien, volgt adoptie.

 

4. Vraag: Wij zijn een non-profitorganisatie. Zijn dezelfde categorieën op ons van toepassing?

A: Absoluut, maar de focus verschuift. Uw "directe" aanschaf kan programmagerelateerd materiaal zijn. "CapEx" zou een nieuw gebouw voor gemeenschapsdiensten kunnen zijn. Het raamwerk is universeel, maar uw strategie voor elk type wordt bepaald door uw missie en donorvereisten, niet door winstmarges.

 

5. Vraag: Wat is het grootste risico dat deze categorieën verkeerd worden weergegeven?

A: Verkeerde allocatie van middelen en talent. De meest voorkomende fout is het behandelen van directe inkoop met een hoog risico als eenvoudige, transactionele indirecte inkoop. Dit kan leiden tot verstoringen van de toeleveringsketen die uw activiteiten stopzetten. Omgekeerd zorgt het overmatig ontwerpen van het proces voor indirecte aankopen met een lage waarde voor onnodige bureaucratie en vertraagt ​​het uw team.

 

6. Vraag: Hoe moeten onze onderhandelingsstrategie verschillen in deze categorieën?

A: Uw aanpak moet aanzienlijk variëren:

• Direct: Onderhandel over langdurige partnerschappen en gedeeld risico.

• Indirect: Onderhandel over volumekortingen en efficiëntie.

• Diensten: Onderhandel over duidelijke resultaten, KPI's en flexibiliteit.

• CapEx: Onderhandel over levenscyclusondersteuning, garanties en toekomstbestendigheid.

 

7. Vraag: Kan een enkele leverancier in meerdere inkoopcategorieën vallen?

A: Ja, en dit is een teken van een sterke strategische partner. Een technologieleverancier kan bijvoorbeeld een directe leverancier zijn voor de cloudinfrastructuur, een serviceprovider voor de implementatie en een CapEx-leverancier voor een grote softwarelicentie. In deze gevallen moet u de relatie holistisch beheren, maar onderhandelt u over elk type uitgaven met de juiste strategie.

 

8. Vraag: Welke invloed hebben mondiale activiteiten op dit categoriseringsmodel?

A: De categorieën blijven hetzelfde, maar uw uitvoering zal per regio verschillen. Lokale regelgeving, culturele normen en volwassenheid van de markt zullen van invloed zijn op de manier waarop u met elk type omgaat. Een one-size-fits-all mondiale strategie mislukt vaak. Het raamwerk biedt u een consistente manier om uw aanpak voor elke regio te analyseren en aan te passen.

 

9. Vraag: Welke rol moet technologie spelen bij het beheer van deze verschillende typen?

A: Uw tech-stack moet de unieke workflow van elke categorie ondersteunen. Forceer niet één tool om alles te doen. Je zou kunnen gebruiken:

• Een geavanceerd S2P-platform voor Direct en CapEx.

• Een vereenvoudigd, gebruiksvriendelijk P-cards-systeem voor indirect.

• Een gespecialiseerde contract- en SOW-beheertool voor services.

 

10. Vraag: Hoe meten we het algehele succes van de implementatie van deze gecategoriseerde aanpak?

A: Volg naast de categoriespecifieke KPI's ook de metastatistieken:

• Cyclustijd: Nemen we sneller beslissingen in elke categorie?

• Tevredenheid van belanghebbenden: zijn interne klanten tevredener met de ondersteuning die ze krijgen?

• Kosten vermijden: voorkomen we slechte aankopen, en krijgen we niet alleen lagere prijzen?

• Risicoreductie: Hebben we minder leveringsonderbrekingen of nalevingsproblemen gehad?