Werken met een sourcing agent in China kan de inkoop dramatisch vereenvoudigen - maar alleen als de relatie is opgezet met duidelijke, afdwingbare verwachtingen. Te veel kopers behandelen agenten als informele partners en betalen de prijs in late zendingen, verborgen markups, kwaliteitsontsnappingen en, in ergste gevallen, verloren intellectueel eigendom. Deze gids verandert die onzekerheid in een operationeel playbook: wat te vereisen, hoe het te verifiëren en hoe een agent verantwoordelijk te houden.

Hieronder vindt u een praktische, no-nonsense routekaart die inkoopteams onmiddellijk kunnen gebruiken. Het behandelt de documentaire controles die de legitimiteit van een leverancier bewijzen, een stapsgewijze controle SOP en de drie inspectiepoorten (FAI → IPQC → PSI) met concrete bemonstering en AQL-begeleiding. U krijgt ook SLA en contracttaal van copy-and-pasta-inclusief IP-, ESG- en penaltyclausules-plus een implementatieplan van 90 dagen en downloadbare checklists om deze bedieningselementen in actie te brengen.

Dit is geen theorie. De aanbevelingen zijn ontworpen voor afdwingbaarheid: meetbare KPI's, transparante vergoedingsregels, onafhankelijke inspectierechten en contingentie -triggers die uw aanbodcontinuïteit beschermen. Lees verder om een ​​sourcingrelatie op te bouwen die het risico vermindert, herwerken, de marge behoudt en uw merk beschermt.

 

Hoogtepunten

 

Een uitvoerbare checklist van één pagina die vage verwachtingen verandert in meetbare SLA's en KPI's.

Concrete QA/QC-bemonsteringsplannen (eerste artikel, in-process, pre-shipment) en voorbeeld AQL-drempels per producttype.

Copy-and-Paste Contract Clauses: Scope, IP/NDA, SLA/KPI + geliquideerde schade, ESG & audit, beëindiging en geschillenbeslechting.

SOP doorlichten met rode vlaggen en een kort due-dilence-script dat u onmiddellijk kunt gebruiken.

Twee korte geanonimiseerde casestudy's met duidelijke lessen en volgende stapsjablonen.

 

Tl; dr-checklist van één pagina 

 

Bedrijfsbewijs : Bedrijfslicentie, belasting -ID, exportlicentie, hoofdfabriekadres, foto's.

Referenties en capaciteit : 2 Client Referenties + Sample Production Log met recente bestellingen.

Monsters & FAI : Geschreven voorbeeld van goedkeuringstijdlijn en eerste artikelaanmelding (FAI).

QC -plan : Definieer inspectiepunten (FF, IPQC, PSI), bemonstering %, AQL voor kritiek/major/minor.

SLA & KPI's : op tijd levering ≥95%; Bestel doorlooptijdvariantie ≤ ± 7 dagen; Batch -defectpercentage ≤1% (aanpassing per industrie).

Kosten en transparantie : Gespecificeerde tabel (Commissie, inkoopkosten, inspectie, logistiek).

IP & nda : Ondertekend NDA + -clausule beperking van de introductie van het product bij anderen.

ESG : Bewijs van recente sociale/chemische audit of belofte van audit van derden binnen 6 maanden.

Logistieke verantwoordelijkheid : Definieer Incoterm, vrachteigenaar, douanedocumenten, claimproces.

Onvoorspelbaarheid : Back -up fabrieksplan, minimale veiligheidsvoorraad, noodherder SLA.

 

1. Waarom dit ertoe doet 

 

Een sourcing agent is uw lokale operationele arm. Vage verwachtingen worden mislukkingen: gemiste zendingen, slechte kwaliteit, IP -blootstelling of verborgen markeringen. Behandel de relatie als een gecontracteerde operationele provider - geen vriend die 'het zal uitzoeken'. Vereisen documentatie, meetbare KPI's en vooraf gedefinieerde remedies. De rest van dit artikel verandert die woorden in procedures, sjablonen en contracttekst die u dezelfde week kunt gebruiken.

 

2. Wie leest dit en wat ze nodig hebben

 

Inkoopmanagers — Reproduceerbare checklists en SLA -sjablonen nodig.

Toeleveringsketendirecteuren — Risicobeheersing, noodplanning en KPI -dashboards nodig.

Merk/productmanagers (grensoverschrijdende/e-commerce) — FAI, verpakking en FBA -voorbereidingsvereisten nodig.

Naleving/ESG -officieren — Audit -triggers, saneringstijdlijnen en bewijs van corrigerende maatregelen nodig.

Als u een sourcing-programma bouwt of opnieuw scoort, concentreer u dan eerst op: (1) Vetten en documentatie, (2) QA-systemen gebonden aan geld (boetes/stimulansen), en (3) Rampen- en IP-bescherming.

 

3. Minimale documenten en bewijzen die u moet vereisen 

 

Vereisen originelen of notariële scans (bewaard in uw contractmap):

Zakelijke licentie + wettelijke vertegenwoordiger.

Exporteer-/invoer voor belastingregistratie en douaneverklaringen voorbeelden.

Fabrieksadres + Recente foto's van productielijnen en magazijn.

Productmonsters met gedateerde voorbeeldrecords.

Bewijs van verzekering (lading en aansprakelijkheid) als zij beweren zendingen te verzekeren.

Ondertekende clientreferentiebrieven of contactbare referenties met bestelvolumes en datums.
Bewaar kopieën in uw documentbeheersysteem en voeg toe aan de PO.

 

4. SOP doorlichten-Stap voor stap 

 

Documentcontrole (dag 0) — Bevestig zakelijke licentie, exportrecords exporteren.

Referentiecontrole (dag 1–2) — bel 2 scheidsrechters; Vraag naar kwaliteit, tijdigheid en transparantie. Gebruik het onderstaande script.

Voorbeeld & FAI (dag 3-14) — monsters aanvragen; Definieer FAI -acceptatiecriteria; Logwijzigingen.

Site -evaluatie (dag 7–30) — Video -walkthrough of fysieke audit op afstand; Gebruik het fabrieksauditformulier.

Contract & proeforder (dag 14–45) — Teken een beperkte PO met duidelijke SLA, betalingssplitsing en inspectieconditie.

Controleer de eerste twee bestellingen — Wekelijkse statusrapporten (foto's, materiaalontvangsten, capaciteit) en een laatste PSI afdwingen.

 

Snel referentietelefoonscript voor referenties:

“Hallo - we overwegen [Agentnaam]. Kun je bevestigen: (1) hebben ze voor jou ingeoord/geïnspecteerd? (2) Hebben ze voldaan aan de leveringsdata? (3) Waren er verborgen kosten? (4) Hoe hebben ze omgegaan met non -conformiteit?”
Namen, datums en resultaten opnemen.

Rode vlaggen: Ontwikkelende antwoorden, niet bereid om foto's, inconsistent bedrijfsadres, weigering te geven om in te stemmen met PSI of inspectie van derden.

 

5. Kwaliteitsbeheer - Inspectiepunten, Sampling & AQL

Behandel kwaliteit als drie gekoppelde poorten: Eerste artikel (FAI) → In-process QC (IPQC) → Pre-Shipment Inspection (PSI).

A. Eerste artikel (goedkeuring FAI / eerste stuk))

Doel: verifieer de intentie van ontwerp-tot-productie vóór de massaproductie.

Leverbaarheden: dimensionaal rapport, foto's, verpakkingsmonster, etikettering.

Actie: FAI -goedkeuring vereist schriftelijk vóór schimmel/gereedschap of bulkrun.

B. In-process QC (IPQC)

Frequentie: dagelijkse controles op kritieke processen (bijvoorbeeld solderen, naadsterkte).

Bewijs: tijdgestempelde foto's, productievolumelogboeken, afgewezen stuklogboeken.

C. Inspectie voor de schending (PSI)

Timing: binnen 7 dagen voor het laden.

Wie: onafhankelijke derden (aanbevolen) of agent met geaccepteerde verantwoordingsclausule.

Bemonsteringstabel (praktisch): Basisbemonstering op partijgrootte (voorbeelden hieronder).

Voorbeeld Sampling & AQL (industrie-typisch, aanpassing per risico)

Lotgrootte 1–500 pc's → Voorbeeld 20% of min 10 stuks.

Lotgrootte 501–3.200 PCS → Voorbeeld 32 pc's (ANSI/ISO -tabel benaderd).

AQL -drempels (voorgestelde uitgangspunten):

Kritische defecten: 0% tolerantie (0 accepteren).

Grote defecten: AQL 1.0–2.5 (doel ≤1% waar veiligheid/fit belangrijk is).

Kleine defecten: AQL 2.5–4.0.

OPMERKING: Stel voor elektronica major ≤1,0 in; voor textiel, major ≤2,5; Voor hardware, major ≤1,5. Gebruik strengere drempels voor merkgevoelige SKU's.

Herwerken en afwijzing workflow (moet in contract zijn)

• Indien mislukt: Leverancier biedt een herwerkplan binnen 48 uur en fotobewijs vóór opnieuw inspectie.

• Als herwerk opnieuw mislukt → Koper kan het hele perceel afwijzen en vervangen of krediet vereisen. Definieer de kostentoewijzing voor herwerking, vracht en verwijdering van derden.

 

6. SLA & KPI -sjabloon 

Hieronder is een praktische SLA die u kunt invoegen in een overeenkomst. Vervang Bracketed -items.

 

 

Hoe de strafclausule te formuleren (voorbeeld):

Leverancier/agent is het ermee eens dat, indien per-tijd levering onder het doelwit voor een rollende maand valt, de leverancier koper geliquideerde schade betaalt die gelijk zijn aan [x]% van de PO-waarde per dag van vertraging na de respijtperiode, niet om [y]% van PO-waarde te overschrijden. Gevliende schade wordt overeengekomen als een echte pre-schatting van verlies en niet als een boete.”

Opmerking: Gevliende schade moet redelijk en afdwingbaar zijn in uw rechtsgebied - voer de clausule uit door een raadsman.

 

7. Contracttaal die u kunt kopiëren (sleutelclausules)

Hieronder staan ​​korte, praktische clausules die u in een contract kunt plakken. Bracketed -tekst bewerken.

Reikwijdte van diensten

“Agent zal leveranciers betrekken, de prijs en voorwaarden onderhandelen, steekproefgoedkeuringen beheren, productie-toezicht (FAI, IPQC) coördineren, inspectie voorafgaand aan de schenking regelen en helpen bij logistiek en documentatie exporteren zoals schriftelijk gevraagd door de koper.”

Kosten en facturering

“Agent fee -structuur: [Percentage]% Commissie voor FOB -fabrieksprijs of vaste vergoeding van $ [bedrag] per PO. Kosten van derden (inspectie, testen, audit, vracht) zullen binnen 7 dagen na betaling tegen kosten worden gefactureerd met ondersteunende facturen. Agent zal geen niet -bekendgemaakte markeringen in rekening brengen.”

Intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid (NDA)

“Agent erkent het IP van de koper en stemt ermee in om ontwerpen, tekeningen of specificaties niet bekend te maken, te reproduceren of te circuleren, behalve voor het doel van prestaties onder deze Overeenkomst. Agent zal het product van de koper geen derde partij introduceren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de koper. Deze verplichting overleeft beëindiging voor [x] jaar.”

Sub-Supplier en belangenconflicten

“Agent zal alle sub-levers openbaar maken en de schriftelijke goedkeuring van de koper verkrijgen voorafgaand aan onderaanneming. Agent zal geen bestellingen plaatsen bij entiteiten waarin de agent of haar gelieerde ondernemingen een eigendomsbelang hebben zonder schriftelijke toestemming van de koper.”

Inspectie en acceptatie

“Koper behoudt zich het recht voor om een ​​onafhankelijke externe inspecteur aan te stellen. De uiteindelijke acceptatie treedt op na PSI en uitgifte van het acceptatiecertificaat. Als de batch mislukt, zal de leverancier op eigen kosten (i) product naar kopersnorm herwerken; (ii) defecte goederen vervangen; of (iii) volledig krediet verstrekken.”

ESG & Audit -clausule

“Agent zorgt ervoor dat leveranciers zich houden aan de leverancierscode van de koper. Agent zal sociale/milieu-audits van derden (SMETA/SA8000/ISO) vergemakkelijken zoals gevraagd. Leverancier verstrekt corrigerende actieplannen binnen [30] dagen na niet-conformiteit.”

Beëindiging voor oorzaak

“Koper kan onmiddellijk worden beëindigd voor oorzaak waarbij agent deze Overeenkomst materieel overtreedt, inclusief herhaalde leveringsfouten, IP -inbreuk of materiële valse verklaringen in certificeringen. Bij beëindiging zal Agent volledige samenwerking bieden voor overdracht aan koper of opvolger.”

Geschillenbeslechting

“Elk geschil zal worden opgelost door [arbitrage in Hong Kong / Singapore / Jurisdiction overeengekomen], volgens de regels [UNCITRAL / ICC]. Richtingswet: [Jurisdictie].”

 

8. Modellen prijzen en kosten - wat te accepteren, wat te vermijden

 

Commissie (% van FOB) — Gebruikelijk voor sourcing agenten. VOORS: Staat incentives op de aankoopprijs af. Nadelen: kan markeringen verbergen op inspecties of logistiek. Vereisen transparantie en ontvangsten.

Vaste vergoeding per PO / maandelijkse houder — Goed als je voorspelbare budgettering nodig hebt. Beter voor doorlopend programmabeheer.

Projectkosten (eenmalig voor de lancering van nieuwe producten) — Handig voor eenmalige tooling/setup.
Vereisen: Gespecificeerde facturen voor externe kosten en een recht op auditkosten per jaar.

Betalingsvoorwaarden: Gevlakte betalingen zijn standaard: 30% storting, 60% saldo vóór verzending na PSI (onder voorbehoud van acceptatie), 10% terughoudendheid gedurende 30 dagen als garantie. Overweeg voor kleine leveranciers L/C of escrow om partijen te beschermen.

 

9. Incoterms & logistieke verantwoordelijkheden (praktisch)

 

Definieer wie verantwoordelijk is voor welke kosten en risico duidelijk:

FOB (fabriek) — Koper controleert vrachtboeking en verzekering; Agent helpt maar mag geen vracht boeken namens de koper tenzij geautoriseerd.

CIF / DDP — Agent kan van deur tot deur citeren, maar omvatten volledige uitsplitsing; DDP plaatst douanerisico op verkoper/agent - gebruik alleen als ze dat risico schriftelijk accepteren.
Claims Handeling: Vereiste dat agent een bewijs indien nodig voor schade/tekort indient voor aankomst en om het RMA -logistiek te verwerken indien nodig.

 

10. ESG & Compliance - Hoe u het afdwingbaar kunt maken

 

Behandel ESG niet als marketing. Maak er een KPI en audit-trigger van:

Auditfrequentie vereisen: Nieuwe leverancier → 12 maanden; Hoog risico → 6 maanden.

Audittypen: Social (SMETA), Milieu, Chemical (Reach/Prop 65 Compliance).

Saneringstijdlijn: Leverancier moet binnen 14 dagen corrigerend actieplan (CAP) bieden en binnen 90 dagen grote problemen afsluiten.

KPI-tie-ins: niet verholpen → activeert PO -opschorting en potentiële contractbeëindiging.

Clausule voorbeeld (kort):

“Materiaal Niet-conformiteiten ontdekt in een ESG-audit die niet binnen 90 dagen worden gesloten, stellen de koper in staat om bestellingen op te schorten tot sanering of elders zonder boete te verzorgen.”

 

11. Rampenplanning - Back -ups en buffers

 

Minimaal verdedigingsplan:

Dubbele sourcing — Heb altijd minstens één alternatieve fabriek in een andere stad/regio.

Veiligheidsvoorraad — Handhaaf 30-60 dagen kritische SKU's (pas voor doorlooptijd volatiliteit).

Noodpo -escalatie — Definieer versnelde productiekosten en doorlooptijden.

Verzekering — Mariene lading en productaansprakelijkheid waar van toepassing.

Neem een “Noodtrigger” In contract: bijvoorbeeld, als doorlooptijd meer dan 20% wegglipt voor twee opeenvolgende PO's, kan de koper de noodproductie betrekken en redelijke kosten van leverancier/agent aftrekken.

 

12. Casestudy's - Geanonimiseerd, leerzaam

Case A - Een hoog defect tarief vaststellen met SLA's

Probleem: Een middelgrote merk werd geconfronteerd met 4% geleverd defectpercentage op een nieuw ontwerp.

Actie: Vague Agent -overeenkomst vervangen door expliciete SLA: PSI AQL's aangescherpt, FAI vereist, wekelijkse productiefoto's, geliquideerde schade voor late levering. Agent moest na twee fouten herinspectie van derden financieren.

Resultaat (90 dagen): De geleverde defectpercentage daalde tot 0,8%; De tijd om de markt te verbeteren met 12 dagen omdat er minder herwerken plaatsvonden. Les: Geld + meting = gedragsverandering.

Case B - IP -verlies van zwakke clausules

Probleem: Een agent introduceerde een soortgelijk product als een andere koper; Brand vond concurrerend product verkocht in een andere regio.

Oorzaak: Geen NDA, geen IP-belofte, geen verbod op door agent geleide verkoop.

Gevolg: Maanden van rechtszaken; Productherinneringskosten en reputatieschade.

Les: Duidelijke IP- en niet-concurrentievoorwaarden met remedies zijn niet-onderhandelbaar voor merkeigenaren.

 

13. Implementatie Roadmap (eerste 90 dagen)

Week 0–2: Documentverzameling, referentiecontroles, voorbeeld- en FAI -plan.
Week 2–4: Teken proef PO met SLA, kies externe inspecteur voor PSI, stel wekelijkse rapportages in cadans.
Maand 2: Bekijk QA -rapporten, pas KPI's aan, plan audit als er risico -indicatoren aanwezig zijn.
Maand 3: Ga naar multi-po cadans, implementeer scorecardrapportage; Back -up sourcing instellen als prestaties <kpi.

 

14. Klaar voor gebruiksbijlage (kopiëren en plakken)

A. Checklist voor de inspectie van de schending (kort)

Productafmetingen en toleranties (per specificatie).

Functionele testresultaten (pass/fail).

Visuele defecten tellen en foto's.

Verpakkingsintegriteit en labeling (barcode, land van herkomst).

Kwantiteit Controleer versus verpakkingslijst.

Meting van kritieke parameters (gewicht, spanning, naadsterkte).

B. Voorbeeld FAI-afmeldsjabloon (één paragraaf)

“Koper bevestigt de acceptatie van het eerste artikel voorbeeld (ref: [voorbeeld -ID]) op [datum]. De productie kan doorgaan wanneer kopersvragen geschreven FAI -acceptatie. Elke afwijking van FAI vereist opnieuw goedkeuring.”

C. Snelle KPI -scorecardvelden

PO -nummer | Item | Plan verzenddatum | Werkelijke scheepsdatum | Dagen laat | PSI -defecten | Actie ondernomen | Score

 

15. Services en services van derden (korte lijst)

 

Inspectie van derden: SGS, Bureau Veritas, Intertek (of lokale geaccrediteerde provider).

Auditkader: Smeta, SA8000, ISO 14001 voor omgevingssystemen.

Contract en geschil: Lokale handelsadviseur in Hong Kong / Singapore + arbitrageclausule.

PO/ERP -integratie: Zorg ervoor dat het bestellen en ontvangen van records synchronisatie met inspectieresultaten.

 

16. FAQ 

Hoe kies ik tussen een commissiemodel en vaste vergoeding voor een agent?
Gebruik commissie voor eenvoudige buy-and-hold goederen; Gebruik vaste kosten wanneer u programmabeheer, rapportage en voorspelbare kostenbeheersing nodig hebt.

 

Kan mijn agent alle inspecties uitvoeren, of moet ik aandringen op externe inspecteurs?
Agenten kunnen routinematige controles uitvoeren, maar vereisen onafhankelijke PSI voor risicovolle producten of belangrijke eerste runs om belangenconflicten te verwijderen.

 

Wat is een passend wachtpercentage om te beschermen tegen defecten?
5-10% houding gedurende 30-90 dagen is gebruikelijk; Kalibreren met productrisico en cashflow -realiteiten.

 

Moet ik elk jaar elke fabriek controleren?
Nee. Auditfrequentie moet op risico gebaseerd zijn: nieuwe of risicovolle leveranciers = om de 6-12 maanden; Lage risico = 12–24 maanden.

 

Welke steekproefgrootte moet ik gebruiken voor kleine kavels (<500 pc's)?
Gebruik voor kleine kavels 10-20% bemonstering met 0 tolerantie voor kritieke defecten en een grote AQL niet hoger dan 2,5.

 

Hoe bescherm ik IP wanneer de agent beweert dat ze "het product aan leveranciers moeten laten zien"?
Gebruik een tweefasige openbaarmaking: toon aanvankelijk niet-kritieke specificaties; Onderteken NDA's en vereisen dat leveranciers de ontwerpdocumenten na citeren retourneren of vernietigen.

 

Als de agent goedkopere onderdelen aanhoudt, maar de kwaliteit daalt, wie betaalt dan?
Als de agent zonder goedkeuring onderdelen heeft vervangen, zijn ze verantwoordelijk. Schriftelijke goedkeuring vereisen voor elke vervanging.

 

Wat is een verstandig escalatiepad voor herhaalde storingen?

Onmiddellijke dop van de leverancier binnen 48 uur; 2) audit van derden indien onopgelost; 3) Financiële boetes of contractbeëindiging Als de statistieken niet na twee cycli voldoen.

 

Moet ik eisen dat agenten monsters in het bestand houden? Hoe lang?
Ja. Houd mastermonsters minimaal 6 maanden na verzending; Voor gereguleerde items, bewaar voor wettelijke periodes (controleer de lokale wetten).

 

Wanneer is het redelijk om over te schakelen van een sourcing -agent naar directe fabrieksrelaties?
Beweeg wanneer bestelvolumes speciale inkoop, directe audits rechtvaardigen en u kunt leveranciersrelaties beheren in lokale tijdzones of via een interne team.