De 4 soorten inkoop: een strategische en tactische gids voor moderne inkoop​

Vraag "Wat zijn de vier soorten inkoop?" En u krijgt vaak een van de twee antwoorden: een lijst met inkoopcategorieën of een lijst met inkoopordertypen. De waarheid is dat u, om inkoop te beheersen, beide moet begrijpen.

Aankoop is geen enkele handeling; Het is een dubbele gelaagde functie. De strategische laag ( Wat je koopt en Waarom ) bepaalt uw benadering van leveranciers en risico. De tactische laag ( Hoe u voert de koop uit) bepaalt uw operationele efficiëntie en controle.

Deze gids zal beide lagen ontleden, waarin de vier strategische soorten inkoop en de vier soorten inkooporders worden uitgelegd die worden gebruikt om ze te activeren. Tegen het einde weet u niet alleen wat ze zijn, maar hoe u ze strategisch kunt koppelen om geld te besparen, risico's te verminderen en uw activiteiten te stroomlijnen.

​Belangrijke afhaalrestaurants:​​

De inkoopstrategie is opgesplitst in vier kerntypen: direct, indirect, diensten en kapitaal.

Uitvoeringsuitvoering wordt beheerd via vier primaire inkooporders: standaard, gepland, deken en contract.

Het juiste PO -type afstemmen op uw inkoopstrategie is de sleutel tot operationele uitmuntendheid.

Indirecte inkoop- en dienstenaankoop zijn uitstekende doelen voor kostenbesparende en procesautomatisering.

Kapitaalverkoop vereist een uniek, rigoureus proces voorbij standaard POS.

 

Deel 1: De basis: inkoopstrategie versus tactische uitvoering

​

Voordat we de typen opsommen, moeten we een kritisch onderscheid verduidelijken.

​Inkoop is het uitgebreide, end-to-end strategische proces van goederen en diensten verwerven nodig voor een organisatie om te opereren en te groeien. Het omvat het identificeren van behoeften, het inkoop van leveranciers, onderhandelen over contracten, het beheren van relaties en het waarborgen van waarde. Het is een managementfunctie.

Een inkooporder (PO) is een specifiek tactisch hulpmiddel​ binnenin het inkoopproces. Het is het formele, wettelijk bindende document dat aan een leverancier is uitgegeven om een ​​aankoop uit te voeren onder overeengekomen voorwaarden. Het is een transactiedocument.

Denk er op deze manier aan: inkoop is het hele campagneplan (de strategie), terwijl een inkooporder de specifieke bestelling is die wordt gegeven aan troepen om een ​​heuvel te vangen (de tactiek). Je hebt beide nodig om te winnen.

 

Deel 2: De 4 strategische soorten inkoop (de "What & Why")​

​

Deze classificatie is gebaseerd op wat u koopt en de impact ervan op uw bedrijf.

 

​1. Directe inkoop: de levensbloed van productie​

​Wat het is: de verwerving van grondstoffen, componenten en goederen die rechtstreeks zijn opgenomen in de producten die u produceert en verkoopt.

​Diepgaande details:​​

​Impact: correleert rechtstreeks met uw kosten van verkochte goederen (COGS) en brutowinstmarges. Een besparing van 10% hier gaat rechtstreeks naar uw bedrijfsresultaten.

​Managementfocus: sterk afhankelijk van supply chain management (SCM). Belangrijkste prioriteiten zijn leveranciersbetrouwbaarheid, kwaliteitsborging, volumeprijzen en het minimaliseren van het risico op het verstoren van de supply chain. Just-in-time (JIT) inventarismodellen worden hier vaak gebruikt.

​Real-world voorbeeld: een autofabrikant die staal, motoren en elektronische besturingseenheden (ECU's) koopt. Een bakkerij die bloem, suiker en gist koopt.

​Waarom het uniek is: deze uitgaven is missiekritisch. Een mislukking in directe inkoop kan de productielijnen volledig stoppen.

 

​2. Indirecte inkoop: de motor van operaties​

​Wat het is: de verwerving van goederen en diensten die dagelijkse activiteiten ondersteunen, maar geen deel uitmaken van het eindproduct. Ook bekend als MRO (onderhoud, reparatie en bewerkingen).

​Diepgaande details:​​

​Impact: hoewel niet direct gekoppeld aan inkomsten, vernietigt inefficiëntie hier de winstgevendheid door ongebreidelde buitenbeentjes en administratief afval.

​Managementfocus: deze categorie is vaak gefragmenteerd over afdelingen (IT, faciliteiten, HR). Het doel is om de uitgaven te consolideren, het beleid te handhaven en volumekortingen te gebruiken voor gewone items zoals kantoorbenodigdheden of softwarelicenties.

​Real-World voorbeeld: laptops voor nieuwe medewerkers, conciërge-diensten voor kantoren, industriële smeermiddelen voor machineonderhoud, SaaS-abonnementen zoals Salesforce of Microsoft Office.

​Waarom het uniek is: het is vaak onzichtbaar. A 100OverPaymentDirectMaterialsiscaughtimediately.A100 teveel betaling op een maandelijks SaaS -abonnement kan jarenlang onopgemerkt blijven.

 

​3. Dienstenaankoop: expertise verwerven, geen producten​

​Wat het is: de strategische sourcing en het beheer van expertise van derden, arbeid en gespecialiseerde diensten.

​Diepgaande details:​​

​Impact: het gaat over resultaten en intellectueel kapitaal, geen fysieke activa. Dit goed beheren betekent het op het juiste moment krijgen van de juiste expertise zonder de overhead van een fulltime medewerker.

​Managementfocus: de hoeksteen is de Service Level Agreement (SLA). Prestaties worden gemeten tegen KPI's gedefinieerd in de SLA, niet alleen de levering van een fysieke eenheid. Het vereist een robuuste prestatiebeheer van leveranciers.

​Real-World voorbeeld: een managementadviesbureau inhuren (bijv. McKinsey), een digitaal marketingbureau betrekken, freelance softwareontwikkelaars aannemen of juridisch adviseur uitbesteden.

​Waarom het uniek is: de waarde is ongrijpbaar en kwaliteit is subjectief. Een slecht geschreven zeug (werkverklaring) of SLA leidt tot geschillen, overbilling en onbevredigende resultaten.

 

​4. Kapitaalverkoop: de investering op lange termijn​

​Wat het is: de acquisitie van hoogwaardige, lange levensduur die op de balans zijn gekapitaliseerd en zijn afgeschreven over hun nuttige levensduur.

 

​Diepgaande details:​​

​Impact: dit is een kapitaaluitgaven (CAPEX) die jarenlang van invloed is op de financiële overzichten van het bedrijf. Beslissingen vereisen een rigoureuze financiële analyse en goedkeuring op hoog niveau.

​Managementfocus: de evaluatie is gebaseerd op de totale eigendomskosten (TCO) - niet alleen aankoopprijs, maar installatie, onderhoud, energieverbruik en verwijderingskosten. ROI -berekeningen zijn verplicht.

​Real-World voorbeeld: een CNC-machine kopen voor een fabriek, het kopen van een vloot van het bedrijf, het bouwen van een nieuw magazijn of investeren in een enorme enterprise-server.

​Waarom het uniek is: het proces gaat minder over POS en meer over een formeel kapitaalgoedkeuringsproces, waarbij vaak RFP's, bestuursgoedkeuringen en complexe financierings- of leasemedelingen zijn betrokken.

 

​ Strategische inkooptypen in één oogopslag​

 

Type	Focus	Invloed	Sleutelstatistiek
​Besturen​	Grondstoffen voor productie	Kosten van verkochte goederen (COGS)	Betrouwbaarheid van leveranciers, kwaliteit
​Indirect​	Goederen om operaties (MRO) uit te voeren	Operationele efficiëntie	Besteed onder management
​Diensten​	Expertise en arbeid	Projectresultaten	SLA Performance, ROI
​Hoofdstad​	Langdurige activa	Balans, capex	Totale eigendomskosten (TCO)

 

 

Deel 3: De 4 tactische inkoopordertypen (de "How")​

​

Dit zijn de tools in uw inkooptoolkit. U kiest er een op basis van hoeveel u weet over de aankoop voor je begaat.

 

​1. Standaard inkooporder (PO)​​

​Wat het is: het meest voorkomende, specifieke en definitieve type volgorde. Gebruikt wanneer alle details bekend zijn en opgelost.

​Wanneer het te gebruiken: voor eenmalige, onmiddellijke aankopen waarbij het artikel, de hoeveelheid, de prijs en de leveringsschema/ locatie 100% zeker zijn.

​De voorsprong van de professional: het biedt maximale controle en minimaliseert het risico voor de koper omdat alles is gespecificeerd. Het is echter administratief zwaar. Het gebruik ervan voor repetitieve items met lage waarde is inefficiënt.

​Voorbeeld: 500 specifieke merkplaten bestellen bij $ 10/eenheid voor een bevestigde productierun op 15 juni.

 

​2. Geplande inkooporder (PPO)​​

​Wat het is: een verbintenis om een ​​specifieke hoeveelheid items te kopen tegen een vaste prijs, maar met ​Leveringsdetails blijven ongedefinieerd ​ voor later.

​Wanneer moet u het gebruiken: als u het weet Wat je hebt nodig en hoe veel het zal kosten, maar je weet niet precies wanneer of waar voor levering.

​The Professional's Edge: A PPO is een krachtig hulpmiddel voor budgetvergroting. Het vertelt de financiën dat u van plan bent om $ X uit te geven, zodat ze de fondsen kunnen reserveren. Later geeft u een schema -release uit tegen de PPO om een ​​specifieke levering te activeren. Dit is gebruikelijk in de productie voor lange termijn artikelen.

​Voorbeeld: verbinden om 10.000 ton staal te kopen voor $ 800/ton voor het jaar. Vervolgens geeft u releases uit voor 2500 ton om elk kwartaal in de Ohio -fabriek te leveren.

 

​3. Dekeninkooporder (BPO) / Permaning Order​

​Wat het is: een overeenkomst met een leverancier om gedurende een periode een niet -gespecificeerde hoeveelheid goederen of diensten te bieden, tot een maximale bestedingslimiet. Vaak worden zelfs precieze prijzen onderhandeld op het moment van vrijlating.

​Wanneer het te gebruiken: voor repetitieve, lage waarde aankopen waarbij de vraag continu maar onvoorspelbaar is. Perfect voor indirecte inkoop (bijv. Kantoorbenodigdheden, MRO -onderdelen).

​De rand van de professional: de BPO is het ultieme hulpmiddel voor efficiëntie. Het keurt een leverancier en voorwaarden vooraf goed, waardoor afdelingen goederen kunnen "trekken" indien nodig zonder elke keer een volledige PO-goedkeuringscyclus te doorlopen. Elke aankoop wordt gedaan via een algemene release.

​Voorbeeld: een BPO opzetten met Grainger voor MRO -benodigdheden met een 50.000 limit.amaintenancetechnicicianCanthencallandordera50 vervangende motor onder het BPO -nummer zonder papierwerk.

 

​4. Contract inkooporder (CPO)​​

​Wat het is: dit is geen inkooporder voor goederen. Het is een master juridische kaderovereenkomst die de algemene voorwaarden voor alle toekomstige transacties met een leverancier vaststelt.

​Wanneer het te gebruiken: bij het opzetten van een strategisch partnerschap op lange termijn met een belangrijke leverancier. De CPO zelf koopt niets.

​De voorsprong van de professional: alle volgende standaard of geplande POS die verwijzen naar het CPO -nummer worden automatisch beheerst door de onderhandelde juridische en prijsbedrijven. Het stroomlijnt het contractproces voor herhaalde bedrijven en biedt cruciale wettelijke bescherming.

​Voorbeeld: onderhandelen over een 3-jarige CPO met een logistiek bedrijf met aansprakelijkheidsclausules, verzekeringsvereisten en kortingspercentage schema's. Elke keer dat u iets moet verzenden, geeft u een standaard PO uit die zegt "onder CPO #xyz", en alle mastervoorwaarden zijn van toepassing.

 

​Tactische inkoopordertypen in één oogopslag​

 

PO Type	Gedefinieerde details	Flexibele details	Primair use case
​Standaard PO​	Artikel, Aantal, prijs, levering	Geen	Eenmalige, specifieke aankopen
​Geplande PO (PPO)​​	Item, Aantal, prijs	Leveringsschema	Budgettering voor bekende behoeften
​Deken PO (BPO)​​	Leverancier, items, voorwaarden	Aantal, prijs, levering	Repetitieve, ad-hoc behoeften
​Contract PO (CPO)​​	Juridische voorwaarden	Al het andere	Masterovereenkomsten opzetten

 

Deel 4: De strategische koppeling: bijpassende inkooptypen met PO -typen

​

Dit is waar de theorie komt voor de praktijk. Dit is hoe een professioneel inkoopteam strategie verbindt met uitvoering.

 

​Strategische behoefte (inkooptype)​​	​Aanbevolen tactisch gereedschap (PO Type)​​	​Waarom deze koppeling werkt​
​Direct inkoop ​ (bijv. Grondstoffen)	​Geplande inkooporder (PPO)​​	U kent de materialen en kosten voor productieprognoses, maar moet flexibele levering nodig hebben die zijn afgestemd op het productieschema. Releases worden just-in-time uitgegeven.
​Indirecte inkoop ​ (bijv. Kantoorbenodigdheden)	​Dekeninkooporder (BPO)​​	De vraag is onvoorspelbaar maar continu. Een BPO stelt werknemers in staat om te krijgen wat ze nodig hebben zonder bureaucratische vertraging, terwijl de totale uitgaven worden gecontroleerd.
​Dienstenaankoop ​ (bijv. Consulting)	​Contract PO + standaard Pos​	De CPO stelt de master juridische voorwaarden in. Een daaropvolgende standaard PO wordt gebruikt voor elk project of fase, met details over de specifieke SOW, Deliverables en betaalmijlpalen.
​Inkoop van kapitaal ​ (bijv. Machines)	​Vaak omzeilt standaard POS​	Dit omvat meestal een formeel RFP -proces, een onderhandelde activa -aankoopovereenkomst en het gebruik van een project- of kapitaalverzoekformulier, geen standaard PO.

 

Deel 5: Best practices en gemeenschappelijke valkuilen om te vermijden

​

​Best practices voor moderne inkoop:​​

​Centraliseer indirecte uitgaven: de grootste besparingen komen vaak voort uit het consolideren van gefragmenteerde indirecte uitgaven onder beheerde BPO's en voorkeursleveranciers.

​Implementeer een P2P-systeem van Procure-to-Pay (P2P): automatiseer de stroom van aanvraag naar betaling. Dit handhaaft het beleid, elimineert handmatige PO -creatie en biedt onschatbare analyse van onvoorwaardelijke uitgaven.

​Beheers de SLA: voor dienstenaankoop is de SLA uw Bijbel. Definieer KPI's, rapportagefrequentie en straffen voor niet-prestaties met brute duidelijkheid.

​Bereken TCO, niet alleen eenheidsprijs: vooral voor kapitaal en directe inkoop. De goedkoopste optie heeft vaak de hoogste langetermijnkosten.

 

​Valkuilen die waarde vernietigen:​​

​Maverick -uitgaven: werknemers toestaan ​​om externe goedgekeurde systemen en leveranciers te kopen. Dit vernietigt onderhandelde kortingen en creëert nalevingsnachtmerries.

​Een standaard PO voor alles gebruiken: dit is het kenmerk van een onrijpe inkoopfunctie. Het creëert enorm administratief afval voor items met lage waarde.

​Verwaarlozen Leveranciersrelatiebeheer (SRM): Uw belangrijkste leveranciers zijn strategische partners. Beheer ze dienovereenkomstig met prestatiebeoordelingen en gezamenlijke bedrijfsplanning.

​Slecht contractbeheer: ondertekenen van een CPO en deze vervolgens weg indienen. Beoordeel regelmatig contracten om naleving te waarborgen en heronderhandelingsmogelijkheden te identificeren.

 

Conclusie: de dubbele lagen beheersen

​

Inzicht in dat "inkoop" twee lagen heeft - strategische inkooptypen en tactische inkooporders - is wat een scheidt professionele koper van een order-placer.

Het doel is om verder te gaan dan alleen het kennen van de vier soorten van elk. Het gaat erom opzettelijk uw strategische intentie te matchen met de meest efficiënte tactische tool. Gebruik PPO's om uw productie -inventaris te beheren, BPO's om uw werknemers in staat te stellen en indirecte uitgaven te beheersen, en CPO's om sterke, beschermde leverancierspartnerschappen te bouwen.

Door dit te doen, transformeert u inkoop van een kostencentrum in een krachtige motor voor efficiëntie, risicobeperking en strategische waarde.

 

Veelgestelde vragen (veelgestelde vragen)​

​

​V1: Welk inkooptype is het meest kwetsbaar voor fraude en waarom?​​

​A: Indirecte inkoop is vaak het meest kwetsbaar. Het gedecentraliseerde karakter, het hoge volume van lage waarde transacties en Maverick-uitgaven maken het moeilijker om te controleren. Fraude kan zich manifesteren via nep -facturen voor leveranciers voor kantoorbenodigdheden of diensten die nooit worden verleend, vaak onopgemerkt te midden van legitieme kosten.

 

​V2: Kan een enkele aankoop meerdere soorten inkoop omvatten?​​

​A: Absoluut. Overweeg om een ​​nieuwe fabriek te bouwen. De constructie zelf is kapitaalverkoop. De grondstoffen voor de producten die erin zijn gemaakt, zijn directe inkoop. De laptops voor de nieuwe kantoren zijn indirecte inkoop en de ingehuurde architecten zijn dienstenaankoop. Een belangrijk project vereist vaak het tegelijkertijd beheren van alle soorten.

 

​V3: Hoe beïnvloeden wereldwijde supply chains de keuze van het PO -type?​​

​A: Ze beïnvloeden het zwaar. Voor langdurig, internationaal afgebroken directe materialen, is een geplande PO (PPO) essentieel om capaciteit en prijzen veilig te stellen, waarbij releases de complexe logistiek beheren. Het risico op vertragingen en douaneproblemen maakt een stevige standaard PO vaak met een enkele leverdatum te riskant.

 

​V4: Is een deken PO hetzelfde als het hebben van een zakelijke creditcard met een leverancier?​​

​A: Niet precies. Ze dienen een soortgelijk doel voor gedecentraliseerde uitgaven, maar een deken biedt superieure controle. Het verplicht voorbehandelde voorwaarden en prijzen en bepaalt een harde financiële limiet. Een creditcard heeft een limiet, maar mist de contractuele prijzen en voorwaarden, waardoor bestedingsanalyse en controle na het feit moeilijker wordt.

 

​V5: Wie heeft meestal de bevoegdheid om een ​​contract PO goed te keuren versus een standaard PO?​​

​A: Goedkeuringsautoriteit is gelaagd. Een contract PO, dat juridische en financiële verplichtingen op de lange termijn bepaalt, vereist bijna altijd juridische herziening en goedkeuring van senior leiderschap zoals een directeur van inkoop of CFO. Een standaard PO tegen een bestaand contract kan alleen de goedkeuring van een afdelingsmanager vereisen, omdat de belangrijkste voorwaarden al zijn geregeld.

 

​V6: Wat gebeurt er als een leverancier niet voldoet aan de voorwaarden van een Service Level Agreement (SLA) in een inkoopcontract voor diensten?​​

​A: De SLA moet expliciet remedies schetsen. Dit omvat meestal financiële boetes, vaak "servicekredieten" genoemd, die zijn afgetrokken van de factuur. Voor chronische underperformance moet het contract clausules omvatten die beëindiging voor oorzaak mogelijk maken, waardoor de koper wordt beschermd tegen een disfunctionele relatie.

 

​V7: Voor een startup, welk inkooptype moet eerst worden geformaliseerd?​​

​A: Focus eerst op indirecte inkoop. Startups in een vroeg stadium ervaren chaotische uitgaven voor SaaS-tools, marketingbureaus en apparatuur. De implementatie van een eenvoudig beleid en een beheerde BPO voor belangrijke gebieden zoals software voorkomt verspillende uitgaven en stelt een cultuur van financiële controle vast voordat schaal worden gemaakt, onhandelbaar wordt.

 

​V8: Hoe doet duurzaamheid/ESG -factor in het selecteren van inkooptypen?​​

​A: Het is een strategische laag. Voor directe inkoop betekent dit leveranciers doorlagen voor ethische inkoop en milieupraktijken. Voor kapitaalverkoop omvat het het evalueren van de energie -efficiëntie en levensduur van activa. Een sterk ESG -beleid kan betekenen dat het kiezen van een iets duurdere leverancier die aansluit bij bedrijfswaarden, wat alle aankoopbeslissingen beïnvloedt.

 

​V9: Wat is de rol van een niet-PO-aankoop en wanneer is deze acceptabel?​​

​A: Een niet-PO-aankoop, zoals een kleine contante transactie of bedrijfskaartuitgaven zonder vooraf uitgegeven PO, is een noodzakelijk kwaad. Het is alleen acceptabel voor triviale, dringende kosten onder een strikte monetaire drempel (bijv. Onder $ 100). Het vereist echter robuuste na-de-fact kostenrapportage en verzoening om auditpaden te behouden en misbruik te voorkomen.

 

​V10: Hoe meet u het succes van uw inkoopstrategie boven kostenbesparingen?​​

​A: Belangrijkste statistieken omvatten de prestaties van leveranciers (on-time levering, kwaliteitsdefectpercentages), procesefficiëntie (cyclustijd van aanvraag tot bestelling, percentage van bestedingsonderzoek) en risicobeperking (aantal leveranciers van eenmanszaal, naleving van de naleving van de naleving). Echt succes is een evenwicht van kosten, efficiëntie en veerkracht.